Wij delen kennis en ervaringen

Uitruil kilometers woon-werkverkeer via Benefit Budget

Rolf Blankemeijer

De Belastingdienst heeft op 16 juni 2020 het Besluit noodmaatregelen coronacrisis gepubliceerd. In dit besluit geeft de Belastingdienst onder meer aan hoe werkgevers om moeten gaan met bijvoorbeeld de vaste vergoeding woon-werkverkeer in de situatie dat medewerkers als gevolg van de coronacrisis minder of helemaal niet meer naar kantoor komen.

Business_case_oranje

De Belastingdienst heeft bepaald dat de werkgever de vaste vergoeding woon-werkverkeer mag blijven doorbetalen. Daarbij gelden de regelingen en afspraken zoals die gemaakt zijn voor 12 maart 2020. De werkgever vergoedt dan in feite fictieve, niet werkelijk gereden, kilometers woon-werkverkeer. Deze situatie mag tot nader order worden voortgezet (de Belastingdienst bepaalt wanneer dit niet meer mag).

Bestaande uitruilmogelijkheid niet vergoede kilometers woon werkverkeer
De meeste werkgevers in de WENB-sectoren bieden hun medewerkers de mogelijkheid om via een 'Benefit Budget' of flexibel arbeidsvoorwaardenbudget bruto salaris in te ruilen voor een extra netto reiskostenvergoeding. Deze situatie doet zich voor als de werkgever niet het volledige aantal kilometers woon werkverkeer vergoedt. De medewerker mag voor die meerdere kilometers woon werkverkeer € 0,19 per kilometer van zijn bruto benefitbudget inruilen tegen € 0,19 netto extra reiskostenvergoeding.

Vraag van leden
Van leden kregen wij de vraag of een extra uitruil van bruto salaris naar netto vergoeding mogelijk was in de situatie dat de werkgever heeft besloten om te stopen met het betalen van de vaste vergoeding woon werkverkeer omdat zijn medewerkers thuis werken. Mag een medewerker de zo ontstane ruimte benutten door een extra uitruil van bruto naar netto salaris. Wij hebben deze vraag voorgelegd aan onze contactpersoon bij de Belastingdienst en daarop het volgende – ontkennende - antwoord gekregen.

Extra uitruil is niet toegestaan
De Belastingdienst heeft bepaald dat als een medewerker voor 13 maart 2020 met zijn werkgever is overeengekomen dat hij de niet door de werkgever vergoede kilometers woon-werkverkeer uitruilt via zijn 'Benefit Budget', hij deze regeling ook na 12 maart 2020 mag voortzetten. Dit is dus ook het geval als de medewerkers als gevolg van de coronacrisis deze kilometers helemaal niet maakt omdat hij bijvoorbeeld thuiswerkt.

De Belastingdienst staat niet toe dat de medewerker de (fictieve) kilometers woon-werkverkeer die niet langer meer door de werkgever worden vergoed, uitruilt tegen een extra netto vergoeding via zijn bruto 'Benefit Budget'. De afspraken die gemaakt zijn voor 13 maart 2020 mogen dus niet worden verruimd. Uiteraard zou een medewerker wel na 12 maart 2020 mogen afzien van de volledige uitruil als zij dat zou willen. Dus meer uitruil mag niet, geen uitruil mag wel.

Uitruil aan het einde van het jaar niet toegestaan
Het kan ook zijn dat een medewerker aan het einde van het jaar besluit om de niet door de werkgever vergoede (fictieve) kilometers woon werkverkeer, alsnog te verrekenen via zijn 'Benefit Budget'. De Belastingdienst stelt zich echter op het standpunt dat dit niet is toegestaan omdat deze afspraak na 12 maart 2020 gemaakt is.

Wijzigingen op basis van de feitelijke situatie wel toegestaan
Mocht een medewerker echter feitelijk kilometers woon-werkverkeer hebben gereden die niet door de werkgever zijn vergoed, dan mag een uitruil op het einde van het jaar wel. De nieuwe afspraken zijn dan immers gebaseerd op het feitelijke reispatroon van de medewerker. De werkgever moet dan wel desgewenst aan de Belastingdienst kunnen aantonen dat deze uitruil gebaseerd is op een feitelijke situatie.

Meer weten?
Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Rolf Blankemeijer.