Wij delen kennis en ervaringen

Interview met Thomas Mulder (VodafoneZiggo) over thuiswerken: “Werkgever faciliteert werknemer.”

Thuiswerken. Voor corona moesten veel werkgevers daar niet aan denken. Bij VodafoneZiggo waren ze echter al langer bezig met tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Dus toen heel Nederland zoveel mogelijk vanuit thuis moest werken, was dat voor deze aanbieder van kabeltelevisie, internet en mobiele telefonie niet zo ingewikkeld. Thomas Mulder, HR-directeur bij VodafoneZiggo, deelt met ons hoe zijn organisatie invulling geeft aan thuiswerken.

DSPH_Selectie_VodafoneZiggo_SLT_Thomas Mulder_15 kl

“Toen het nadrukkelijke advies vanuit de overheid kwam konden we snel schakelen door ons crisisplan. Maar de echte voorbereiding hadden we in de jaren ervoor al gedaan. Sinds 2010 is onze organisatie gestart met pilots waarin tijd- en plaatsonafhankelijk werken centraal staan. We noemen dit Connected Working. Deze pilot hebben we onder meer gedaan met onze callcentermedewerkers en zij waren enthousiast. Ze vonden het prettig werken, omdat ze minder reistijd hadden en geconcentreerder thuis konden werken dan op kantoor.

Toen we in lockdown gingen was een belangrijke constatering dat het vergaderen via MS-Teams vaak veel efficiënter verloopt. Niet in het minst omdat bijvoorbeeld onze introverte collega’s vinden dat ze op deze manier beter hun bijdrage kunnen leveren aan een overleg. Maar, er zijn ook aandachtspunten: contact houden met collega’s en de verbinding met het bedrijf voelen vraagt het persoonlijke contact dat we nu missen. We zijn daarom gestart met verschillende initiatieven die onderdeel uitmaken van ons Engagement & Wellbeing Programma. Dit is erop gericht onze medewerkers en teams te blijven verbinden. We doen hier regelmatig onderzoek naar om vinger aan de pols te houden. Om onze collega’s betrokken te houden, ontwikkelden we een online activiteitenprogramma onder de noemer #stayconnected. Het programma bestaat nog steeds en we komen steeds weer met verbindende sessies. Zo speelden we Footie-ball met Ajax, hebben we een muzieksessie gehad met zanger Jeroen van der Boom, vinden er regelmatig virtuele pubquizzen plaats en hebben we onlangs de 10.000 Stappen Challenge gedaan.

Daarnaast komen medewerkers zelf met initiatieven. Onze teams blijven zoeken naar creatieve manieren om iets leuks met elkaar te doen, zoals het organiseren van een online kookworkshop of - coronaproof - met elkaar wandelen. We zien dat ze elkaar willen blijven opzoeken en dat ze juist nu meer persoonlijke informatie over zichzelf willen delen. Zo worden bijvoorbeeld Spotify-playlists met elkaar gedeeld of samengesteld. Wij zien dat als een mooie ontwikkeling, die we als werkgever graag stimuleren.”

Connected Working: half thuis, half op kantoor
“Wij zien als werkgever veel voordelen van het hybride werken binnen Connected Working. Recent hebben we als eerste organisatie aangekondigd dat we een hybride beleid hebben ontwikkeld voor de lange termijn, waarbij thuiswerken op gelijke voet staat met werken op kantoor. Iedereen die wil, mag de helft van de tijd thuis werken, ook als alles weer normaal wordt. Het beleid is nadrukkelijk bedoeld voor alle kantoormedewerkers, onafhankelijk van positie of functie. Binnen VodafoneZiggo zijn we van mening dat je als medewerker verbinding moet houden met onze organisatie en een goede balans moet hebben. Werkzaamheden die veel concentratie vragen kun je thuis doen en zaken die alleen op kantoor kunnen, doe je daar. Het kantoor krijgt daardoor een aanvullende functie. Naast een werkplek wordt het een ontmoetingsplaats. Medewerkers die niet thuis willen of kunnen werken, mogen altijd naar kantoor komen als ze dat willen.

Een mooi voordeel is dat ons ziekteverzuim sinds COVID-19 met 20 procent gedaald. Als werkgever vinden wij daarom dat we onze medewerkers moeten faciliteren. Natuurlijk vraagt dit van ons als werkgever om een gedegen voorbereiding. Zo hebben we voor het thuiswerken afspraken gemaakt en dit samen met de Ondernemingsraad opgepakt.”

logo VodafoneZiggo 465px

Medewerkers en managers blijvend ontwikkelen *
“Als werkgever zijn wij ervoor verantwoordelijk dat het werken, maar zeker ook het thuiswerken, op een manier kan dat het meaningful is en waarde heeft voor onze medewerkers. Het is belangrijk dat mensen zich kunnen blijven ontwikkelen.
Het is aan de werkgever om dat zodanig in te richten dat dat mogelijk is. Als werkgever moet je hierin richting geven aan medewerkers en hen coachen, niet het voor hen invullen. Medewerkers kunnen en moeten zelf bepalen hoe zij hun werk willen inrichten. Wij zien dat deze visie in onze organisatie zich terugbetaalt, bijvoorbeeld in de daling van het ziekteverzuim. Doordat we als organisatie onze medewerkers op afstand sturen in hun ontwikkeling en de output, geven we ze meer verantwoordelijkheid. Managen op afstand vraagt andere vaardigheden en competenties van onze managers dan het managen op kantoor. Het is voor hen nu nog crucialer om in verbinding te blijven met hun team. Doordat we hier bij VodafoneZiggo al langer mee bezig waren, is het proces versneld. Door onze managers te trainen, leren we hen vrijheid en verantwoordelijkheid te geven aan hun team. Een ander voorbeeld is het volgen van inspiratiesessies, waardoor zij zelf hun eigen team kunnen inspireren. Met reguliere surveys krijgen onze managers feedback op hun wijze van managen.”

Goede inrichting en begeleiding zijn belangrijk
“Met alleen de afspraken en begeleiding ben je er niet. Er zijn nog meer randvoorwaarden. Zo vraagt thuiswerken om een goede en veilige thuiswerkplek. We geven daarom adviezen hoe je het beste je thuiswerkplek kunt inrichten. En bijvoorbeeld over hoe je je werkdag kunt inrichten, hoe een vergadering het meest effectief en efficiënt is en zoiets simpels als het opruimen van je werkplek of het niet plannen van vergaderingen tijdens de lunchtijd. We geven hier trainingen voor aan alle medewerkers, los van hun functie. Sommige medewerkers hebben meer nodig dan alleen dit soort adviezen. Voor sommigen is het thuiswerken een enorme omschakeling en zodanig lastig dat zij psychische klachten ervaren. Juist ook voor die collega’s willen we in deze tijd een goede werkgever blijven. Vanaf het begin van deze crisis is VodafoneZiggo heel open geweest over de mogelijkheid om als medewerker psychische hulp te krijgen als dat gewenst is. Daarom hebben we een professional psychische hulplijn beschikbaar, waar begeleiding beschikbaar wordt gesteld voor hen die dit nodig hebben.

Wat de kosten van inrichting van de thuiswerkplek aangaat, om de werkplek thuis ergonomisch in te richten, komen alle 7.500 VodafoneZiggo-medewerkers die niet in een winkel staan of als monteur hun klanten helpen, in aanmerking voor een beeldscherm, toetsenbord of laptopstandaard. Deze medewerkers krijgen in totaal 1000 euro aan fiscale ruimte om te investeren in kantoormeubelen. Dit houdt in dat een medewerker die voor 1000 euro aan kantoormeubelen aanschaft, daarover een belastingvoordeel ontvangt. Wij geven geen thuiswerkvergoeding. Veel van onze medewerkers zien het thuiswerken als een besparing op de kosten die ze eerder hadden. Daar waar ze bijvoorbeeld vroeger onderweg naar het werk een dure beker koffie of een luxe broodje haalden, zijn de koffie en boterham thuis een stuk goedkoper.

Er is recentelijk veel te doen over de woon-werkvergoeding en het gebruik van leaseauto’s. Voor onze organisatie is dat geen issue, omdat we dit al eerder hebben geregeld. Een woon-werkvergoeding hebben wij niet. Onze medewerkers hebben al jaren de mogelijkheid een eersteklas OV-jaarkaart te ontvangen, die ze ook privé kunnen gebruiken. Met uitzondering van de salesmedewerkers hadden wij onze leaseauto’s in de afgelopen jaren al omgewisseld voor de OV-jaarkaart.

We hebben in de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan met het thuiswerken. De crisis liet ons inzien dat veel medewerkers behoefte hadden aan een toekomstperspectief. Ik verwacht dat onze maatregelen bijdragen aan een duurzamere bedrijfsvoering. Het nieuwe beleid past in een reeks beleidswijzigingen die VodafoneZiggo al eerder heeft doorgevoerd. We doen er alles aan om het goed te regelen voor onze medewerkers.”

*) Meer weten over zingeving in het werk en de veranderende rol van de manager? Tijdens ons webinar 'Zin in Werk' op 12 november 2020 werd hierover uitgebreid gesproken. Bekijk de opname van het webinar en de presentaties.