"Wie mag wanneer met vakantie of verlof? Dit wordt een grote puzzel voor werkgevers en werknemers. Ja, er zijn spelregels voor het opnemen, vaststellen en intrekken van vakantie. Maar zijn deze spelregels voldoende in deze tijd? Juist in de huidige bijzondere omstandigheden gaat het erom dat in goed overleg tussen leidinggevenden en hun werknemers, maar ook binnen teams het opnemen van vakantie en verlof wordt besproken.
Verschillende vormen van vakantie en verlof maken het nog complexer
Vakantiedagen zijn te onderscheiden in wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Het onderscheid is van belang voor de vervaltermijn, respectievelijk de verjaringstermijn en de opbouw ervan. Het aantal wettelijke vakantiedagen is viermaal de wekelijkse arbeidsduur. Om te stimuleren dat werknemers hun vakantie opnemen bepaalt de wet dat de vakantiedagen na een bepaalde periode vervallen.
De in 2019 opgebouwde wettelijke vakantiedagen vervallen per 1 juli 2020. Het aantal vakantie-uren dat werknemers op grond van een cao hebben bovenop het aantal wettelijke vakantiedagen zijn de 'bovenwettelijke' vakantiedagen. Deze verjaren na vijf jaar. ADV is geen vakantie en op deze uren is de vakantiewet- en regelgeving niet van toepassing.
Er zijn veel verschillende verlofvormen die met elkaar gemeen hebben dat ze zijn gekoppeld aan een gebeurtenis in het leven van de werknemer. De meeste vormen van verlof zijn opgenomen in de Wet arbeid en zorg (WAZO). Een deel van deze verlofvormen zijn te plannen, zoals het ouderschapsverlof. Een ander deel is minder goed te plannen, zoals kort- en langdurend zorgverlof. Voor alle verlofvormen geldt dat deze eigen voorwaarden en procedures hebben.
Daarnaast zijn in diverse door de WENB afgesloten cao’s andere vormen van verlof afgesproken, zoals: leeftijdsverlof, vitaliteitsverlof en spaarverlof. Ook deze verlofvormen hebben eigen spelregels. Het leeftijdsverlof en vitaliteitsverlof vervalt als het niet wordt opgenomen in het jaar waarin het is opgebouwd. Het spaarverlof mag je juist wél sparen."
Welke spelregels voor het opnemen van vakantie gelden er op grond van de wet en (eventueel) de cao?
- de werkgever is verplicht om de werknemer elk jaar in de gelegenheid te stellen om de wettelijke vakantie op te nemen, tenminste twee aaneengesloten weken of tweemaal een week;
- de werkgever dient de vakantie vast te stellen overeenkomstig de wensen van werknemer, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten;
- van 'gewichtige redenen' is sprake als het inwilligen van een verzoek om vakantie tot ernstige verstoring van de bedrijfsvoering leidt. Het belang van de werkgever is dan zo groot dat het belang van de werknemer hiervoor moet wijken;
- de werknemer is niet verplicht jaarlijks vakantie op te nemen; de vervaltermijn van zes maanden na het jaar waarin de wettelijke vakantiedagen zijn opgebouwd is een stok achter de deur.
Wie mag wanneer vakantie of verlof opnemen? Ga in dialoog met je medewerkers!
Werkgevers doen er goed aan om in gesprek te gaan met hun werknemers over het opnemen van vakantie. Het opnemen van vakantie heeft ook een recuperatiefunctie. Bespreek dit tijdens de bila’s tussen leidinggevende en werknemer en zet het op de agenda van het teamoverleg. Breng in kaart hoeveel vakantiedagen de werknemers hebben, wat de plannen zijn voor het opnemen hiervan en de gevolgen voor de bezetting.
Het is een kwestie van geven en nemen, op basis van goed werkgeverschap en goed werknemerschap. Maak het inzichtelijk en neem hierbij ook andere verlofvormen - in het bijzonder het aanvullend geboorteverlof - in ogenschouw. Uiteindelijk heeft iedereen belang bij een redelijke verdeling van het verlof, waarbij er geen dwang wordt uitgeoefend, maar wel in een goede dialoog het vraagstuk van het opnemen van vakantie wordt opgelost."
Gabriëlle Verberne