Wij delen kennis en ervaringen

Vaste onkostenvergoedingen en thuiswerken

Als gevolg van de coronacrisis werken veel medewerkers thuis. Dit heeft consequenties voor allerlei onkostenvergoedingen, zoals de vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer of de mogelijkheid een netto thuiswerkvergoeding te geven. De WENB krijgt hierover veel vragen van haar leden. In dit nieuwsbericht gaan we in op een deel van de fiscale regelgeving.

logo_belastingdienst

Verzamelbesluit Belastingdienst
De Belastingdienst heeft vorige week aangekondigd om te onderzoeken of in het kader van de coronacrisis nieuwe fiscale regelgeving nodig en mogelijk is voor de toepassing van onder meer de onkostenvergoedingen. Hiervoor wordt gezocht naar ruimte in de fiscale wetgeving. De Belastingdienst verwacht op korte termijn tot een 'verzamelbesluit' te komen, mogelijk met nieuwe, al dan niet tijdelijke, regelgeving.
Tot dat moment gelden in elk geval nog de huidige fiscale regels. Deze geven de werkgever nog enige tijd om te zien of hij de reiskostenvergoeding wil wijzigen.

Tot de Belastingdienst met nieuwe regelgeving komt kan overwogen worden om aan te sluiten bij de 'regeling voor langdurig zieken', waarin vaak bepaald is dat een langdurige zieke medewerker de maand uit én de volgende maand nog de reiskostenvergoeding betaald krijgt (en als hij weer beter is pas de daarop volgende maand weer uitbetaald wordt). Natuurlijk kan het ook een (financiële) overweging zijn om de reiskostenvergoeding meteen stop te zetten als de medewerker de hele maand thuis werkt, hij maakt namelijk ook geen of minder kosten voor woon-werkverkeer.

Reiskostenvergoeding eigen vervoer
De vaste reiskostenvergoeding geldt in de Werkkostenregeling als een gerichte vrijstelling waarmee de werkgever de medewerker maximaal € 0,19 per afgelegde kilometer woon-werkverkeer mag vergoeden. Dit kan op declaratiebasis waarbij de werkelijk gereden kilometers worden vergoed. De meeste bedrijven kennen echter een vaste maandelijkse vergoeding waarbij niet gekeken wordt naar de daadwerkelijk afgelegde kilometers woon-werkverkeer in die maand maar uitgegaan wordt van een door de Belastingdienst toegestane gemiddelde reisafstand.

Een dergelijke regeling is volgens de huidige regels fiscaal toegestaan wanneer een voltijds werkende medewerkers 70 procent van de werkdagen naar zijn werkplek reist. Zijn werkgever mag dan een netto 214 x reisafstand woon-werk retour à € 0,19 per kilometer vergoeden. Voor een in deeltijd werkende medewerker, mag een pro rata gedeelte van 214 dagen vergoed worden.
 
De regeling mag echter niet toegepast worden indien de werknemer meer dan zes weken niet naar zijn werkplek reist. In de huidige situatie dat veel medewerkers volledig thuis werken en daarmee niet meer aan de 70%-eis voldoen, moet volgens de huidige fiscale regels de vaste reiskostenvergoeding na de zesde week van afwezigheid worden gestopt.

Als de medewerker incidenteel naar zijn werk rijdt, dan kan de werkgever hem op declaratiebasis een vergoeding van maximaal
€ 0,19 netto per daadwerkelijk gereden kilometer geven.

WENB Q&A - 465px

Extra kosten van thuiswerken
Leden vragen ons of een vaste onbelaste vergoeding voor de thuiswerkplek - bijvoorbeeld in ruil voor het vervallen van de vaste reiskostenvergoeding - toegestaan is. Het idee is dat de medewerker als gevolg van het thuiswerken extra kosten heeft, die gedekt kunnen worden door zo’n vaste onbelaste vergoeding.

Een ruimte in de eigen woning van de medewerker wordt in het kader van de loonbelasting niet als werkplek beschouwd. Dit in tegenstelling tot de Arbowet, die de thuiswerkplek wél als werkplek beschouwt en daaraan dus regels verbindt. Dit betekent dat er in de huidige fiscale regelgeving voor de werkgever geen mogelijkheden zijn om kosten netto te vergoeden en/of onbelaste verstrekkingen te doen voor deze werkplek.

Als een werkgever zaken wil vergoeden en verstrekken om thuiswerken beter mogelijk te maken, zoals het geven van een bureaustoel of computerscherm, dan zullen deze vergoedingen en verstrekkingen ten laste van de vrije ruimte van de Werkkostenregeling moeten worden gebracht, dan wel meegenomen moeten worden in de eindheffing. Een werkgever mag wel spullen, zoals een bureaustoel, voor de uitvoering van werkzaamheden thuis tijdelijk aan de medewerker in bruikleen geven.